Datenschutzerklärung

A. Vorbemerkung / Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die smooth entertainment gmbh (nachfolgend „SE“) im Rahmen:

des Besuchs der Webseiten von SE (insbesondere www.smoothjazzeurope.eu und smoothjazzshop.eu),
der Buchung und Durchführung der von SE angebotenen Reisen, Hotelpakete, Flusskreuzfahrten und Konzertveranstaltungen einschließlich optionaler Zusatzleistungen, Ausflüge und Rahmenprogramme.

Sie gilt für alle betroffenen Personen, insbesondere Kunden, Interessenten, Newsletter-Abonnenten, Teilnehmer an Reisen/Festivals sowie Künstler- und Geschäftspartnerkontakte.

B. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO:

smooth entertainment gmbh
Perzheimstr. 48
86150 Augsburg, Deutschland

Telefon: +49 (0)821-2292711
E-Mail: shop@smooth-entertainment.eu

Datenschutzkontakt / Ansprechpartner:

Christian Bössner
Perzheimstr. 48
86150 Augsburg, Deutschland

E-Mail: shop@smooth-entertainment.eu

Ein Datenschutzbeauftragter ist bei SE derzeit nicht gesetzlich erforderlich und daher nicht bestellt. Ansprechpartner für alle Fragen zum Datenschutz ist der vorstehend genannte Kontakt.

C. Kategorien verarbeiteter Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

I. Websitebesuch (www.smoothjazzeurope.eu, smoothjazzshop.eu)

Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Webseiten verarbeiten wir automatisch technische Nutzungsdaten (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, angeforderte URL, Referrer-URL, Name und Version des Browsers, Betriebssystem). Zweck ist die Bereitstellung der Webseiten, IT-Sicherheit und Fehleranalyse.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb).

Cookies und vergleichbare Technologien (inkl. TTDSG)

Unsere Webseiten verwenden Cookies und vergleichbare Technologien, um das Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen (z.B. Warenkorbfunktion, Sprachauswahl, Währung, Session-Cookies) sowie – soweit Sie einwilligen – zur Analyse der Nutzung und für Marketingzwecke.

Technisch notwendige Cookies (z.B. Warenkorb, Login, Sprachauswahl) beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und § 25 Abs. 2 TTDSG.
Analyse-/Marketing-Cookies und vergleichbare Technologien (z.B. Webanalyse-Dienste, Social-Media-Plugins) werden nur mit Ihrer Einwilligung eingesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 1 TTDSG); diese holen wir über ein Consent-Banner („Deny / Configure / Accept all cookies“) ein.

Details zu eingesetzten Tools (Anbieter, Zwecke, Speicherdauer, Drittlandtransfer, Widerrufsmöglichkeiten) werden im Cookie-Banner bzw. in einem gesonderten Cookie-Hinweis erläutert.

Webanalyse / Statistik

Soweit Sie einwilligen, nutzen wir Webanalyse-Dienste zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer Webseiten und zur Optimierung unseres Angebots. Die Dienste verwenden Cookies und ähnliche Technologien; IP-Adressen können anonymisiert verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Einstellungen im Cookie-Banner mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Social-Media-Plugins / Verlinkungen / eingebettete Medien

Unsere Webseiten enthalten Verlinkungen zu und ggf. Plugins von Social-Media-Diensten (z.B. Facebook, Instagram, X) sowie Funktionen zum Abonnieren unseres Newsletters. Beim Anklicken eines Social-Media-Buttons bzw. bei aktiven Plugins werden Nutzungsdaten (IP-Adresse, aufgerufene Seite, Browserdaten) an den jeweiligen Anbieter übertragen.

Soweit hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, erfolgt der Einsatz auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; im Übrigen berufen wir uns auf unser berechtigtes Interesse an einer attraktiven Außendarstellung und Vernetzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Soweit Videos oder andere Medien über externe Dienste eingebunden sind, können beim Aufruf dieser Inhalte Nutzungsdaten an die jeweiligen Anbieter übertragen werden. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung finden Sie in den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Anbieter.

II. Buchung von Reisen, Hotelpaketen, Flusskreuzfahrten und Konzerttickets

Buchungs- und Vertragsdaten

Im Rahmen der Buchung über unseren Online-Shop smoothjazzshop.eu sowie über verlinkte Buchungsseiten („Pricing & Reservations“) erheben wir insbesondere:

Stammdaten: Anrede, Name, Anschrift, Kontaktdaten, ggf. Geburtsdatum und Sprache,
Buchungsdaten: gewählte Reise/Event, Reisetermin, Kabinen-/Zimmerkategorie, Zusatzleistungen (z.B. Ausflüge, Wellnessangebote), Reiseteilnehmer, Reisepreis und Sicherungsschein,
Zahlungsdaten: gewählte Zahlungsart (Vorkasse, Kreditkarte, PayPal, SEPA-Lastschrift, Etappenzahlung), Bank-/Kreditkartendaten, Zahlungsstatus, Ratenzahlungspläne,
Kommunikationsdaten: E-Mails, Telefonnotizen, Reklamationen und Mängelanzeigen.

Zweck ist der Abschluss und die Durchführung von Reise- und Veranstaltungsverträgen, einschließlich Kundenkommunikation, Ticket-/Voucherhinterlegung an der Box-Office bzw. am Welcome-Desk, Teilnehmerverwaltung, Abrechnung und Service.

Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen),
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Pflichten als Reiseveranstalter nach §§ 651a ff. BGB und Art. 250, 252 EGBGB sowie steuer- und handelsrechtlicher Aufbewahrungsvorschriften),
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kundenverwaltung, Missbrauchsvermeidung), soweit kein unmittelbarer Vertragsbezug besteht.

Zahlungsabwicklung und Etappenzahlungen

Für die Abwicklung von Zahlungen (Vorkasse, Kreditkarte, PayPal, SEPA-Lastschrift, Etappenzahlungen) geben wir Zahlungsdaten an Zahlungsdienstleister und Banken weiter.

Zur Durchsetzung vertraglicher Zahlungsansprüche (z.B. Mahnungen, Verzugszinsen, Rücktritt bei Zahlungsverzug) verarbeiten wir Ihre Kontakt- und Zahlungsinformationen ebenfalls.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Durchsetzung unserer Forderungen).

Bonitätsprüfung

Bei Vereinbarung von Ratenzahlungsmodellen oder sonstigen Vorleistungen kann SE eine Bonitätsprüfung durchführen, um Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Risikominimierung). Soweit hierfür Auskunfteien (z.B. SCHUFA) eingebunden werden, informieren wir hierüber gesondert und holen erforderliche Einwilligungen ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Reisebezogene Sonderdaten / besondere Kategorien

Soweit im Einzelfall erforderlich (z.B. Visum, Gesundheitsanforderungen der Leistungsträger, besondere Mobilitätsbedürfnisse), können zusätzliche Angaben verarbeitet werden (z.B. Staatsangehörigkeit, besondere gesundheitliche Hinweise).

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Reisedurchführung) sowie – für besondere Kategorien personenbezogener Daten – Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (ausdrückliche Einwilligung) oder Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO, soweit einschlägig. Die Bereitstellung solcher Daten ist freiwillig, kann aber für bestimmte Leistungen erforderlich sein.

Zusatzleistungen

Für gesondert buchbare Zusatzleistungen, die nicht Bestandteil des gebuchten Pauschalreisevertrags sind (z.B. optionale Ausflüge, Wellness-, Sport- oder sonstige Freizeitangebote), verarbeiten wir Ihre Buchungs-, Zahlungs- und Stornodaten zur Durchführung und Abrechnung dieser Leistungen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

III. Newsletter und Direktmarketing

Newsletter

Sie können über die Webseiten von SE sowie im Buchungsprozess einen Newsletter abonnieren. Hierzu erheben wir Ihre E-Mail-Adresse und ggf. Sprache/Präferenzen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) i.V.m. Art. 7 DSGVO (Double-Opt-In).

Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z.B. durch Klick auf den Abmelde-Link in jeder Newsletter-E-Mail.

Bestehende Kundenwerbung (Direktmarketing)

SE kann Bestandskunden gelegentlich per E-Mail über ähnliche Veranstaltungen/Reisen informieren, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen – insbesondere § 7 Abs. 3 UWG – vorliegen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Direktwerbung). Sie können der Verwendung Ihrer Daten zu diesem Zweck jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt „Betroffenenrechte“).

IV. Foto-, Film- und Tonaufnahmen bei Veranstaltungen

Im Rahmen der von SE veranstalteten Konzerte, Festivals, Hotelreisen und Flusskreuzfahrten werden Foto-, Film- und Tonaufnahmen durch SE sowie ggf. durch beauftragte Dienstleister gefertigt und teilweise live übertragen („Livestream“).

Zwecke

Dokumentation der Veranstaltungen,
Berichterstattung und Öffentlichkeitsarbeit (z.B. Website, Social Media, Programmhefte, Broschüren, Bild-/Tonträger),
interne Auswertung und Archivierung.

Kategorien betroffener Personen / Daten

Betroffen sind insbesondere teilnehmende Gäste, Künstler, Mitarbeiter sowie weitere Beteiligte. Verarbeitet werden Bild- und Tonaufnahmen (Gesicht, Erscheinung, Stimme) im Rahmen des Veranstaltungsgeschehens sowie ggf. Angaben zu Ort, Datum und Kontext.

Rechtsgrundlagen / Einwilligung und KUG

In vielen Fällen stützt SE sich auf Einwilligungen, die im Rahmen der Buchung und in den Allgemeinen Reise- und Geschäftsbedingungen („Foto-, Film- und Tonaufnahmen und -Übertragungen – Einwilligung des Kunden“) erteilt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 7 DSGVO; für Bildnisse und Tonaufnahmen zusätzlich §§ 22, 23 KUG).

Daneben berufen wir uns auf ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), Veranstaltungen zu dokumentieren und in üblichem Umfang zu bewerben; dies gilt insbesondere für Aufnahmen, auf denen Gäste nur als Teil des Veranstaltungsgeschehens in der Menge erkennbar sind. Die Interessenabwägung berücksichtigt die Erwartungshaltung der Teilnehmer (öffentliche Veranstaltungen, Künstlershows).

Für besonders hervorgehobene, individualisierte werbliche Aufnahmen des Kunden, die über die allgemeine Berichterstattung und Öffentlichkeitsarbeit hinausgehen (z.B. gezielte Verwendung als Hauptmotiv einer Kampagne), holt SE vorab eine gesonderte Einwilligung des Kunden ein.

Sämtliche oben erklärten Einwilligungen erfolgen unentgeltlich.

Livestreams und Social-Media-Übertragungen

Bestimmte Konzerte und Programmpunkte werden als Livestream über das Internet übertragen oder in Echtzeit über Social-Media-Kanäle (z.B. YouTube, Facebook, Instagram) verbreitet. Dabei können Sie als Teilnehmer in Bild und/oder Ton erkennbar sein; Empfänger der Daten sind die jeweiligen Plattformbetreiber der eingesetzten Streaming- und Social-Media-Dienste.

Die Datenübermittlung erfolgt – je nach Sitz des Plattformbetreibers – auch in Drittländer außerhalb der EU/EWR; nähere Informationen siehe Abschnitt „Drittlandübermittlungen“.

Widerruf / Widerspruch

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Bereits rechtmäßig vorgenommene Nutzungen (z.B. Druck von Programmbroschüren, bereits veröffentlichte Videos) bleiben unberührt; bereits erstellte Druckwerke oder abgeschlossene Produktionen müssen nicht zurückgerufen werden.

Soweit SE sich auf berechtigte Interessen stützt, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 21 DSGVO).

Bitte richten Sie Widerrufe und Widersprüche an die im Abschnitt B genannte Kontaktadresse.

Eigenes Aufnehmen durch Kunden

Eigenständige Foto-, Film- und Tonaufnahmen durch Besucher sind nach den Allgemeinen Reise- und Geschäftsbedingungen von SE grundsätzlich untersagt oder nur im begrenzten Umfang (kurze Snippets für rein private Zwecke/Social Media ohne Gewinnerzielungsabsicht) erlaubt. Die entsprechenden Regelungen sind separate Vertragsklauseln und werden durch diese Datenschutzerklärung nicht abgeändert.

V. Empfänger / Kategorien von Empfängern

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, soweit dies für die oben beschriebenen Zwecke zulässig und erforderlich ist oder eine Einwilligung vorliegt.

Empfänger können insbesondere sein:

Leistungsträger: Hotels, Reedereien, Transport- und Ausflugsunternehmen sowie sonstige Reise- und Eventdienstleister in Deutschland und im Ausland; die konkreten Leistungsträger sind in den Reiseinformationen und Hinweisen zu den Festivals benannt (z.B. Protur Biomar Gran Hotel & Spa, Sa Coma Playa Hotel & Spa, Dorint An der Kongresshalle Augsburg, PINE CLIFFS RESORT, LÜFTNER CRUISES GmbH).
Zahlungsdienstleister und Banken für die Zahlungsabwicklung (z.B. Kreditkartenanbieter, PayPal, Banken für Vorkasse/SEPA).
Versicherungen, insbesondere Reiseversicherer (z.B. für Reiserücktritts- und Insolvenzsicherung), soweit Sie entsprechende Leistungen buchen oder wir zur Absicherung des Reisepreises entsprechende Produkte einsetzen.
IT-Dienstleister (Hosting, Shopsystem, Newsletterversand, Buchungssysteme, Webanalyse-Tools) im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverträgen (Art. 28 DSGVO).
Künstler- und Agenturpartner, soweit dies für Vertragsabwicklung, Promotion oder Ablaufplanung erforderlich ist.
Berater und Behörden (z.B. Steuerberater, Rechtsanwälte, Aufsichtsbehörden, Zoll- und Gesundheitsbehörden) im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich erlaubt ist, eine rechtliche Verpflichtung besteht oder Sie eingewilligt haben.

VI. Drittlandübermittlungen

SE veranstaltet internationale Reisen/Festivals u.a. in Spanien und Portugal und arbeitet mit Leistungsträgern in anderen EU-Staaten (z.B. Spanien, Portugal, Österreich) zusammen. Datenübermittlungen an diese Leistungsträger erfolgen innerhalb des EU-/EWR-Raums auf Grundlage der DSGVO.

Darüber hinaus kann es zu Datenübermittlungen in Länder außerhalb des EWR („Drittländer“) kommen, insbesondere im Zusammenhang mit bestimmten IT-Dienstleistern und Social-Media-Plattformen (z.B. Facebook, Instagram, X, YouTube), bei denen Daten in die USA oder andere Drittländer übertragen werden können.

Soweit das Drittland über einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission verfügt (Art. 45 DSGVO), erfolgt die Übermittlung auf dieser Grundlage.
In anderen Fällen nutzen wir geeignete Garantien (z.B. EU-Standarddatenschutzklauseln nach Art. 46 Abs. 2 DSGVO) und treffen zusätzliche technische/organisatorische Maßnahmen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

Informationen hierzu (einschließlich Kopien der Garantien) können Sie über die im Abschnitt B genannten Kontaktdaten anfordern.

D. Speicherdauer und Kriterien für die Aufbewahrung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:

Vertrags- und Buchungsdaten: Grundsätzlich für die Dauer der Vertragsbeziehung; darüber hinaus im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (regelmäßig 6 oder 10 Jahre nach steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften, insbesondere Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB)).
Reklamations- und Haftungsdaten: Für die Dauer etwaiger gesetzlicher Verjährungsfristen.
Newsletter-Daten: Bis zum Widerruf der Einwilligung oder Widerspruch gegen die Nutzung zu Werbezwecken; der Nachweis der Einwilligung kann darüber hinaus für bis zu 3 Jahre im Rahmen von Verjährungsfristen gespeichert werden.
Foto-/Video-/Tonaufnahmen: Für die Dauer der üblichen Nutzung zu Dokumentations- und Marketingzwecken; im Falle eines Widerrufs bzw. Widerspruchs wird die weitere Nutzung – soweit rechtlich und technisch möglich – eingestellt, bereits erschienene Druckwerke oder abgeschlossene Produktionen werden jedoch nicht zurückgerufen.
Webanalyse-/Cookie-Daten: Entsprechend den jeweiligen Tool-Einstellungen und Ihren Einwilligungen; Details sind im Cookie-Banner abrufbar.

E. Betroffenenrechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO).
Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“, Art. 17 DSGVO).
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), soweit einschlägig (insbesondere für elektronisch gespeicherte Buchungs- und Vertragsdaten).
Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO, insbesondere gegen Direktwerbung sowie gegen bestimmte Verarbeitungen (z.B. Foto-/Videoaufnahmen auf Basis berechtigter Interessen; Art. 21 DSGVO).
Recht auf Widerruf von Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO), etwa in Bezug auf Newsletter, Bild-/Tonaufnahmen und bestimmte Webanalyse-/Marketing-Tools.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an die im Abschnitt B genannten Kontaktdaten wenden.

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Zuständig für SE ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).

F. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist für den Abschluss und die Durchführung von Reise- und Veranstaltungsverträgen erforderlich (z.B. Kontaktdaten, Reisedaten, Zahlungsinformationen). Ohne diese Daten kann SE den Vertrag mit Ihnen nicht abschließen oder durchführen. Soweit Datenangaben freiwillig sind (z.B. besondere Mobilitätsbedürfnisse), weisen wir hierauf ausdrücklich hin.

G. Stand und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt ab dem 24.06.2026. Wir behalten uns vor, sie zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen, technische Entwicklungen oder Änderungen unserer Geschäftsprozesse anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit unter www.smoothjazzeurope.eu/de/informationen/datenschutz und www.smoothjazzshop.eu/Datenschutzerklaerung abrufbar.

Version 2.0 – Stand 24.06.2026